Livemuziek checklist: waar moet je op letten als je een band boekt?

Past de artiest bij de gelegenheid?

De meeste optredens die tegenvallen, vallen niet tegen door de techniek. Ze vallen tegen door de programmering: een band die niet past bij het publiek of bij het moment op de avond. Bepaal daarom eerst wat het optreden moet doen. Moet de dansvloer vol, moet er sfeer zijn tijdens het diner, of is het een show waar mensen naar kijken en luisteren?

Stem het formaat af op het aantal gasten en op het moment, niet op je eigen muzieksmaak. Een zeskoppige feestband op een receptie van veertig man overstemt het gesprek. Een akoestisch duo op een dorpsfeest met achthonderd bezoekers valt weg. Kijk ook naar wat er voor en na de band gebeurt: een band die om 21.00 uur begint terwijl het diner uitloopt, speelt voor een halflege zaal.

Checklist

• Is het een feest waar gedanst wordt, of een optreden om naar te luisteren?
• Hoe is het publiek samengesteld qua leeftijd, sfeer en onderlinge relatie?
• Sluiten de stijl en het repertoire van de band aan bij de setting?
• Op welk moment van de avond speelt de band, en wat gebeurt er direct daarvoor en daarna?
• Is er ook muziek nodig buiten de sets om, zoals een DJ of een achtergrondplaylist?
• Wie kondigt de band aan, en is dat moment ingepland?

Is de locatie geschikt voor live muziek?

Ruimte, podium en zichtlijnen

Een band heeft meer vloeroppervlak nodig dan mensen denken. Reken voor een vijf- tot zeskoppige bezetting op minimaal 6 bij 4 meter podiumvlak. Voor licht en eventuele truss is daarnaast 2,5 tot 3 meter vrije hoogte boven het podium nodig. Bij een publiek van meer dan honderd man is podiumhoogte geen luxe maar een voorwaarde: zonder verhoging ziet driekwart van de zaal alleen achterhoofden.

Checklist

• Is de ruimte groot genoeg voor band, publiek en techniek samen?
• Is er een podium op locatie, of moet dat gehuurd worden?
• Is het podium groot genoeg voor de bezetting en hun apparatuur?
• Is het hoog genoeg voor goed zicht bij een groot publiek?
• Is er voldoende vrije ruimte tot het plafond?
• Is het podium goed zichtbaar vanuit de hele zaal, zonder pilaren of obstakels?

Akoestiek

Veel glas, beton en een hoog plafond leveren galm op. Dat is geen probleem dat je met meer volume oplost: het maakt het alleen erger. In een galmende zaal is een compactere opstelling met meer gerichte speakers vaak beter dan een grote PA. Meld het bij ons als de zaal kaal en hard is, dan stemmen we de techniek daarop af.

Checklist

• Hoe is de akoestiek van de locatie?
• Zijn er zachte elementen zoals gordijnen, vloerbedekking of publiek dat galm dempt?
• Is er een tent, tuin of buitenlocatie in het spel (open ruimte vraagt om andere versterking)?

Laden en lossen

Een band brengt al snel enkele honderden kilo’s aan materiaal mee. Gelijkvloers laden en lossen binnen ongeveer 25 meter van het podium is het uitgangspunt. Trappen, grind, smalle deuren of een lift die te klein is voor flightcases kosten extra tijd en soms extra crew.

Checklist

• Is het podium gelijkvloers bereikbaar?
• Zijn er trappen of een lift, en past het materiaal daarin?
• Kan er dichtbij geparkeerd of gelost worden, en is daar een vergunning of ontheffing voor nodig?
• Zijn er mensen beschikbaar om te helpen tillen?

Geluidsrestricties en eindtijd

Dit is het punt dat het vaakst te laat boven tafel komt. Locaties hebben regelmatig een geluidsbegrenzer, een maximaal dB-niveau of een harde eindtijd vanuit de vergunning of de omgeving. Vraag dit op voordat je tekent, niet op de dag zelf.

Checklist

• Zijn er beperkingen qua geluidsniveau of eindtijd?
• Zit er een geluidsbegrenzer op de installatie of op de stroomgroep?
• Heeft de locatie huisregels die van invloed zijn op het optreden?
• Zijn er buren of omwonenden waar rekening mee gehouden moet worden?

Wie regelt licht, geluid en stroom?

Techniek: van het huis of van de band

Sommige locaties hebben een complete installatie inclusief technicus, andere hebben niets. Daar zit een groot prijsverschil in, dus check het vroeg. Let op: aanwezige techniek betekent niet automatisch geschikte techniek. Een installatie voor achtergrondmuziek of speeches is iets anders dan een installatie voor een live band.

Checklist

• Is er techniek aanwezig op de locatie, en wat houdt dat precies in?
• Kan de band inprikken op de aanwezige installatie?
• Of moet de band zelf licht- en geluidsapparatuur meenemen?
• Is er een huistechnicus aanwezig, en tot hoe laat?

Stroomvoorziening

Onderschatte spelbreker nummer een. Een standaard bandopstelling heeft minimaal twee vrije 16A groepen nodig. Komt er uitgebreide verlichting bij, dan is krachtstroom (32A of 63A CEE) het uitgangspunt. Belangrijk: de groepen moeten echt vrij zijn. Delen met de keuken, koeling of koffieapparatuur betekent dat een piek de hele band uitschakelt, meestal precies tijdens een set.

Checklist

• Zijn er voldoende vrije stroomgroepen of is er krachtstroom?
• Hoe ver zit het stroompunt van het podium?
• Moet er extra bekabeling of verdeelmateriaal geregeld worden?
• Zijn de groepen vrij van andere apparaten zoals keuken, koeling of verwarming?
• Wie is op locatie verantwoordelijk voor de meterkast als er iets uitvalt?

Front of House (FOH)

Werkt de band met een eigen technicus, dan moet die midden in de zaal kunnen staan, ongeveer op tweederde van de zaaldiepte. Reken op zo’n 2 bij 2 meter en een stroompunt. Achterin een hoek of onder een balkon werkt niet: daar hoort de technicus iets anders dan het publiek.

Checklist

• Heeft de band een technicus die midden in de zaal moet zitten?
• Is daar ruimte voor, met vrij zicht op het podium?
• Is er een stroompunt op die plek?
• Gaat die ruimte ten koste van zitplaatsen of statafels?

Rook en special effects

Rookmachines en hazers activeren optische rookmelders. Het brandmeldsysteem uitschakelen mag meestal alleen als er een brandwacht aanwezig is, en die moet je vooraf aanvragen en betalen. Regel dit weken van tevoren met de locatie, niet op de dag zelf.

Checklist

• Zijn rookmachines toegestaan op deze locatie?
• Worden brandmelders hierdoor geactiveerd?
• Moeten die worden uitgeschakeld, en is daar een brandwacht voor nodig?
• Is er afstemming nodig met de locatie of de brandweer, en wat kost dat?
• Zijn er andere effecten in het spel, zoals confetti, sparklers of CO2, en zijn die toegestaan?

Hoe ziet de tijdsplanning eruit?

Reken op gemiddeld 2 uur opbouw, 1 uur soundcheck en 1 tot 1,5 uur afbouw. Die uren zijn niet flexibel: een soundcheck tijdens de binnenkomst van gasten is geen soundcheck. Staat de zaal ’s middags nog vol met een vergadering, diner of ceremonie, dan moet de techniek eerder op de dag opgebouwd worden en zijn er dus meer crew-uren nodig.

Duurt het optreden langer dan ongeveer 1,5 uur netto speeltijd, plan dan een pauze in. Vraag ook altijd na hoeveel uren crew op locatie in de prijs zitten. Uitloop is een van de meest voorkomende oorzaken van meerkosten achteraf.

Checklist

• Is er tijd voor opbouw, gemiddeld 2 uur?
• Is er ruimte voor een soundcheck van ongeveer 1 uur, voordat de eerste gasten binnen zijn?
• Zijn er andere activiteiten in de zaal voor het optreden?
• Moet de techniek eerder op de dag opgebouwd worden?
• Duurt het optreden langer dan 1,5 uur, en is er dan een pauze ingepland?
• Wat is het maximale aantal uren crew op locatie dat in de prijs is inbegrepen?
• Hoe laat kan er afgebouwd worden, en mag dat geluid maken?

Wat heeft de band nodig achter de schermen?

Kleedkamer en backstage

Een afsluitbare ruimte waar de band zich kan omkleden en spullen veilig kan achterlaten. Geen doorloopruimte, geen gedeelde garderobe. Reken op ruimte voor zes tot tien personen inclusief technici en tourmanager, met stroom en bij voorkeur een spiegel.

Checklist

• Is er een rustige, afsluitbare ruimte waar de artiest zich kan omkleden en spullen kan opbergen?
• Is er voldoende plek voor extra crewleden zoals technici of tourmanagers?
• Is er stroom, verlichting en een toilet in de buurt?
• Hoe ver ligt de kleedkamer van het podium, en is die route vrij van publiek?

Hospitality

Staat de band over etenstijd op locatie, dan hoort daar een maaltijd bij. Water op het podium is standaard, geen extraatje. De hospitality rider van de artiest maakt onderdeel uit van de boeking: neem die door met de locatie of cateraar, inclusief dieetwensen.

Checklist

• Zijn maaltijden, snacks en drankjes beschikbaar voor band en crew?
• Zijn de wensen uit de hospitality rider bekend en afgestemd met de locatie?
• Is er rekening gehouden met dieten of voorkeuren?
• Staat er water klaar op het podium?
• Krijgt de crew consumptiebonnen of loopt dat via de bar?

Wat gaat er in de praktijk het vaakst mis?

Vijf dingen komen er in de praktijk verreweg het vaakst uit, en ze zijn alle vijf vooraf op te lossen:

1. Te weinig opbouwtijd, omdat de zaal ’s middags nog voor iets anders in gebruik is.
2. Soundcheck tijdens binnenkomst van gasten, waardoor de band met een halve check het podium op moet.
3. Gedeelde stroomgroepen met keuken of koeling, met uitval tijdens een set tot gevolg.
4. Podium te klein of te laag, waardoor de opstelling niet past of het publiek niets ziet.
5. Eindtijd of geluidsnorm pas op de dag ontdekt, waardoor de laatste set korter wordt of vervalt.

De band boeken checklist in het kort

1. Artiest: stem formaat en repertoire af op publiek en op het moment in de avond, niet op je eigen smaak.
2. Locatie: minimaal 6 bij 4 meter podium, 2,5 tot 3 meter vrije hoogte, gelijkvloers laden en lossen binnen 25 meter.
3. Techniek en stroom: twee vrije 16A groepen of krachtstroom, FOH-plek midden in de zaal, rookmachines vooraf afstemmen.
4. Tijdsplanning: 2 uur opbouw, 1 uur soundcheck voordat de gasten binnen zijn, pauze bij meer dan 1,5 uur speeltijd.
5. Backstage: afsluitbare kleedkamer, maaltijd bij aanwezigheid over etenstijd, hospitality rider afgestemd met de locatie.
6. Restricties: geluidsnorm en eindtijd opvragen voordat je tekent, niet op de dag zelf.