Moet ik mijn evenement verzekeren als ik een band boek?

Je wil dat je feest vlekkeloos verloopt, maar niet elk risico is uit te sluiten. Je evenement verzekeren betekent in de praktijk kiezen welke risico’s je zelf draagt en welke je afkoopt. Hieronder staat wat een evenementenverzekering wel en niet dekt, wie aansprakelijk is als er iets sneuvelt, en wat er gebeurt als de band onverhoopt uitvalt.

Wat dekt een evenementenverzekering?

Een evenementenverzekering is geen vast product. Je stelt hem samen uit losse dekkingen, afhankelijk van je evenement. Dit zijn de vier die er meestal in zitten:

• Annulering of verplaatsing: kosten die je al gemaakt hebt als het evenement niet door kan gaan, bijvoorbeeld door extreem weer, een onbruikbare locatie of ziekte van een sleutelfiguur.
• Schade aan eigendommen: schade aan gehuurd of eigen materiaal, zoals tenten, podia, meubilair en techniek.
• Aansprakelijkheid: schadeclaims van bezoekers, medewerkers of leveranciers.
• Ongevallen: medische kosten en letselschade tijdens het evenement.

Organiseer je vanuit een stichting of vereniging, zoals bij veel dorpsfeesten, kijk dan ook naar bestuurdersaansprakelijkheid. Die zit er niet standaard in en raakt bestuursleden persoonlijk.

Checklist

• Welke kosten heb je al onherroepelijk gemaakt op het moment dat je afsluit?
• Huur je materiaal, en wie draagt het risico volgens dat huurcontract?
• Eist de locatie zelf een aansprakelijkheidsverzekering?
• Organiseer je vanuit een rechtspersoon of op persoonlijke titel?

Wat is meestal niet gedekt?

Dit is het deel dat op de meeste websites ontbreekt, en precies het deel waar mensen tegenaan lopen. In de gangbare polissen vallen deze zaken erbuiten:

1. Gewoon slecht weer. Regen is geen calamiteit. Alleen extreem weer telt, vaak met een eigen risico en soms alleen via een aparte weersverzekering.
2. Pandemieën en overheidsmaatregelen. Sinds 2020 vrijwel standaard uitgesloten.
3. Een oorzaak die al bekend was. Sluit je af terwijl de storm al voorspeld is of de locatie al wankelt, dan is dat risico niet meer verzekerbaar.
4. Tegenvallende bezoekersaantallen. Een verzekering dekt een calamiteit, geen commerciële teleurstelling.
5. Eigen nalatigheid. Schade die ontstaat doordat je zelf de veiligheidsregels of vergunningsvoorwaarden niet naleeft.

De belangrijkste praktische regel: sluit af op het moment dat je je eerste onherroepelijke kosten maakt, niet een week van tevoren. Wie te laat afsluit, verzekert een risico dat op dat moment al deels ingetreden is.

Checklist

• Wanneer maak je je eerste niet-terugvorderbare kosten?
• Wat is het eigen risico per dekking?
• Staat er een uitsluiting voor overheidsmaatregelen in de polisvoorwaarden?
• Is buitenlocatie of tent apart benoemd in de polis?

Wat gebeurt er als de band uitvalt?

Hier ontstaat vaak verwarring, want dit is geen verzekeringsvraag maar een contractvraag.

Een annuleringsverzekering dekt de situatie waarin jouw evenement niet doorgaat. Hij dekt niet de situatie waarin een van je leveranciers niet komt opdagen. Voor dat scenario kijk je naar het boekingscontract, niet naar je polis.

Boek je live muziek via een bureau in plaats van rechtstreeks, dan is dit precies waar je voor betaalt: een aanspreekpunt met een netwerk dat op korte termijn kan schakelen.

Checklist

• Wat staat er in je contract over annulering door de artiest?
• Binnen welke termijn wordt er vervanging geregeld?
• Wie draagt het prijsverschil als de vervangende act duurder is?
• Heb je een telefoonnummer dat op de dag zelf ook opgenomen wordt?

Wie is aansprakelijk voor schade aan de apparatuur?

Een band brengt voor tienduizenden euro’s aan instrumenten, techniek en licht mee. Een gast die met een biertje tegen een mengtafel loopt of een statief omgooit, veroorzaakt echte schade.

Als organisator ben je in beginsel verantwoordelijk voor wat er op jouw evenement gebeurt met eigendommen van derden. Dat is precies waar de aansprakelijkheidsdekking voor bedoeld is. Zonder die dekking kom je de rekening zelf tegen.

Twee dingen die je vooraf regelt en die niets kosten: zet de FOH-positie en het podium buiten de looproute naar de bar, en spreek af wie er tijdens de opbouw en afbouw op het materiaal let.

Checklist

• Dekt je aansprakelijkheidsverzekering ook schade aan materiaal van leveranciers?
• Wat is het verzekerd bedrag, en is dat realistisch voor een volledige backline?
• Staat er in het boekingscontract iets over aansprakelijkheid voor apparatuur?
• Is het podium fysiek gescheiden van de drukste looproutes?

Heb ik dit nodig voor een bruiloft of besloten feest?

Bij een privéfeest denken mensen dat hun particuliere aansprakelijkheidsverzekering het wel dekt. Dat is vaak niet zo: zodra je een evenement organiseert, valt het buiten de normale dekking van een AVP.

Praktisch:

• Veel trouwlocaties eisen zelf dat je een aansprakelijkheidsverzekering hebt. Vraag dat op voordat je tekent.
• Voor bruiloften bestaan aparte annuleringsverzekeringen die ook zaken als de jurk en de catering meenemen.
• Bij een bedrijfsfeest ligt de aansprakelijkheid bij het bedrijf. Check of de bestaande bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering evenementen meeneemt.

Checklist

• Wat zegt de locatie in haar huurvoorwaarden over verzekeringen?
• Dekt je bestaande AVP of bedrijfsaansprakelijkheid dit evenement?
• Is er alcohol, en verandert dat de dekking?
• Hoeveel gasten zijn er, en zit dat binnen de polislimiet?

Eenmalig of doorlopend afsluiten?

• Eenmalige verzekering: voor één specifiek evenement. Logisch bij een bruiloft, jubileum of eenmalig bedrijfsfeest.
• Doorlopende verzekering: voor wie regelmatig evenementen organiseert. Vanaf een handvol evenementen per jaar is dit meestal voordeliger en scheelt het je elke keer opnieuw regelen.

Check altijd eerst je lopende polissen. Bij zakelijke verzekeringen zijn een aantal van bovenstaande risico’s soms al gedekt en betaal je anders dubbel.

XPLO Bookings is geen verzekeringsadviseur. Voor maatwerk en polisvoorwaarden ga je naar een verzekeringsspecialist. Wat wij wel kunnen: uitleggen welke risico’s er bij live muziek concreet spelen, zodat je het juiste gesprek voert.

Evenement verzekeren in het kort

1. Vier dekkingen: annulering, schade aan eigendommen, aansprakelijkheid en ongevallen.
2. Vijf uitsluitingen: gewoon slecht weer, pandemieën, bekende oorzaken, tegenvallende opkomst en eigen nalatigheid.
3. Timing: sluit af bij je eerste onherroepelijke kosten, niet vlak voor de datum.
4. Uitvallende band: dat regel je via het boekingscontract, niet via je polis.
5. Apparatuur: als organisator ben je aanspreekbaar voor schade aan materiaal van leveranciers.
6. Privéfeest: je particuliere aansprakelijkheidsverzekering dekt dit meestal niet.